Le Support Administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif au sein de l'entreprise. Il/elle organise la gestion des dossiers et des informations, en s'assurant que tout soit classé, accessible et transmis correctement aux différentes parties prenantes. Ce rôle est crucial pour soutenir l'équipe comptable externe et maintenir l'ordre dans l'administration quotidienne de l'entreprise.

Responsabilités principales :

• Organisation et gestion des dossiers : S'assurer que tous les documents administratifs (factures, relevés bancaires, etc.) soient correctement classés et accessibles. Maintenir un système d'archivage rigoureux et ordonné.

• Gestion des factures : Vérifier et annoter les factures (investissements, achats, etc.), en collaboration avec l'équipe comptable, avant de les transférer pour traitement. Suivre et organiser le paiement des factures.

• Support à la comptabilité externe : Organiser le transfert des informations vers des systèmes tels que Billtobox ou des outils utilisés par les prestataires externes. Travailler en étroite collaboration avec l'account manager pour assurer une bonne communication et le suivi des dossiers comptables.

• Gestion des relevés bancaires : Annoter les relevés bancaires chaque semaine avant leur envoi à l'équipe comptable externe. Identifier les paiements et transferts qui ne sont pas clairement répertoriés.

• Coordination avec les prestataires : Communiquer régulièrement avec le comptable externe pour garantir le bon suivi des tâches administratives, des encodages, et du respect des échéances.

• Suivi des clients et des offres : Mise en forme des offres et des communications avec les clients et tenir les dossiers clients à jour
• Polyvalence administrative : Apporter un support général à l’équipe dans d’autres tâches administratives variées, telles que l’organisation de réunions, la gestion des courriers, et le suivi des formalités légales.