Niet elk capaciteitsprobleem vraagt om een nieuwe aanwerving. In onze blog over moeilijk invulbare vacatures zagen we al dat het loont om verder te kijken dan de arbeidsmarkt en ook het talent in je eigen organisatie onder de loep te nemen. Maar hoe maak je je organisatie vervolgens flexibeler met de mensen die je al hebt? Professor Geert Van Hootegem toont hoe je door werk anders te organiseren meer ruimte creëert binnen je bestaande team.
Wat is het CAP-model?
Het CAP-model vertrekt niet vanuit een vast takenpakket, maar vanuit drie vragen over je medewerkers: wat kan iemand, wat mag iemand en wat wil iemand? CAP staat voor competentie, autorisatie en preferentie. Door die drie elementen naast het werk te leggen, kun je taken flexibeler verdelen en talent beter benutten.
Hoe maak je dat concreet?
Tip 1: zoek naar kleine drempels die flexibiliteit verhinderen
Soms kan iemand een taak perfect uitvoeren, maar ontbreekt de formele bevoegdheid, het certificaat of de juiste opleiding om dat te mogen doen. De oplossing kan dan verrassend eenvoudig zijn: zorg dat die medewerker die autorisatie wél krijgt. Geert: “Breng in kaart wat het bestaande team precies verhindert om een taak op te nemen. Een opleiding, training on the job of certificering kan veel meer flexibiliteit creëren dan een nieuwe aanwerving.”
“Zoals in een productiebedrijf, bijvoorbeeld, waar administratief werk en magazijnwerk strikt gescheiden waren”, gaat hij verder. “Die werkwijze viel vrij omslachtig uit, maar het was altijd al zo geweest. De reden waarom bedienden niet in het magazijn konden bijspringen, bleek echter verrassend praktisch: ze hadden een specifieke vergunning nodig. Zodra ze die hadden, was het plots een stuk makkelijker om taken en workload te verdelen over magazijn en administratie.”
Tip 2: maak de match niet één keer, maar telkens opnieuw
“Bij een aanwerving besteden we veel aandacht aan de match tussen kandidaat en functie”, legt Geert uit. “Daarna gaan we er vaak vanuit dat die match blijft kloppen. Maar zowel de medewerker als de job verandert. Mensen leren bij, doen ook buiten het werk nieuwe competenties op en krijgen doorheen hun leven andere voorkeuren. Tegelijk zijn ook functies continu in beweging.”
“Maak daarom van de match geen eenmalige selectieoefening. Bespreek periodiek - bijvoorbeeld halfjaarlijks - of het werk nog bij iemand past. Wat kun je vandaag wat je vroeger niet kon? Welke van je talenten blijven onbenut? Welke taken zou je liever meer of juist minder willen doen?”
Besteed daarbij extra aandacht aan jongere en oudere medewerkers, stipt Geert aan: “Uit onderzoek blijkt dat zij het grootste risico lopen om onderbenut te worden. En mensen kunnen afhaken omdat het werk fysiek of mentaal te zwaar is, maar net zo goed omdat het juist te weinig hun mogelijkheden aanspreekt.”
Uit onderzoek blijkt dat jongere en oudere medewerkers het grootste risico lopen om onderbenut te worden.
Geert Van Hootegem
gewoon hoogleraar sociologie - KU Leuven
Tip 3: puzzel met het hele team, niet met één functie
Een taak bij één medewerker weghalen betekent meestal dat iemand anders ze krijgt. Daarom heeft het weinig zin om de taken van één medewerker afzonderlijk te optimaliseren volgens het CAP-model, weet Geert. “Bekijk het werk als een geheel. Wie heeft van wie info nodig voor zijn job? Waar blijft werk hangen? Welke collega’s zijn van elkaar afhankelijk? En hoe kun je de taken over dat netwerk beter verdelen?”
“Betrek alle betrokken medewerkers bij die oefening. Zij weten vaak beter dan hun leidinggevende van wie ze werk krijgen, waar problemen ontstaan en wie ze informeel nodig hebben om iets geregeld te krijgen. Dat betekent niet dat het team alles beslist. Laat medewerkers voorstellen doen, maar als leidinggevende blijf je verantwoordelijk voor het geheel.”
Als we vandaag vanaf nul mochten herbeginnen, zouden we het werk dan nog altijd op dezelfde manier verdelen?
Geert Van Hootegem
gewoon hoogleraar sociologie - KU Leuven
Waar beginnen? Waar het vandaag wringt!
“CAP hoeft geen groot HR-project te worden”, stelt Geert gerust. “Begin bij één concreet probleem: een vacature die moeilijk ingevuld raakt, een medewerker die meer aankan, iemand voor wie het werk te zwaar wordt of een collega die vertrekt. Breng vervolgens het werk én de mensen in kaart. Kijk wat er moet gebeuren en wie wat kan, mag en wil opnemen.”
“Stel ten slotte één eenvoudige vraag: als we vandaag vanaf nul mochten herbeginnen, zouden we dit werk dan nog altijd op dezelfde manier verdelen? Misschien is dat wel de belangrijkste verandering die het CAP-model vraagt: beschouw een takenpakket niet als een vaststaand gegeven waaraan mensen zich moeten aanpassen. Durf ook het werk zelf te laten bewegen.”
Meer weten over organisatiedesign?
In ‘Archipelagos. De kunst van het organisatiedesign’ laten Geert Van Hootegem en Christiane Sels zien hoe organisaties en werk anders ontworpen kunnen worden. Hun uitgangspunt: sterke prestaties en duurzaam, werkbaar werk hoeven geen tegenpolen te zijn. De auteurs pleiten voor organisaties die niet bestaan uit starre silo’s, maar uit verbonden onderdelen die samen één flexibel geheel vormen: een ‘archipelagos’.
Maak mee de shift
Benieuwd welk potentieel jouw organisatie vandaag nog mist? Wij denken graag met je mee.
